Hallvard, Kari, Jon, Bård og Eirik klar for «live-sending» på allmøtet til IT-avdelingen

Tordag 25. februar ble Leandagen Bergen arrangert på Radisson Royal Hotel, Bryggen.
Årets arrangement hadde deltakerrekord med 160 påmeldte. Det var deltaker fra mange bransjer; både privat- og offentlig.

Her er et kjapt sammendrag fra foredragene:

Sven Danielsen:  Hva skal til for en god oppstart om målet er å bli fremragende  ?
En mer teoretisk gjennomgang og tilnærming til suksesskriterier ved oppstart av forbedringsarbeid. Mye spennende – en mer akademisk tilnærming.

Johan Bergström: Gjør et systematisk kvalitetsarbeid oss sikrere?
Et fyrverkeri av foredragsholder – i motsetning til mange som mener at standardisering er veien til en sikrere hverdag, mente Bergstrøm at “varabilitet er en forutsetning for å kunne tilpasse sikkerhet til ulike situasjoner.” Se mer på: http://www.jbsafety.se

Kenneth Gilje: Årets Leanbedrift 2015: «Kontinuerlig forbedring med kunden i fokus»
“Gilje Tre” – vindus- og dør-produsent på Jæren vant fjorårets Leanpris (2015). De har gått fra å produsere“hyllevare” til å produsere “skreddersøms produkter” . De fortalte om “reisen” og formidlet bl.a. viktigheten av å se forbedringsarbeidet over tid; “to skritt frem og et tilbake … “. Spennende foredrag

KLP: Fortalte om deres forbedringsarbeid
KLP har jobbet mye med kontinuerlig forbedring og presenterte mye av arbeidet. De vant bl.a. Leanprisen i 2014. I fjor starter et av Kundesenteret til KLP opp med kontenuerlig forbedring. De har vært på bedriftsbesøk hos oss her på ITA, og vi gleder oss til å besøke de.

Bård Karlsen – EY: Viktigheten av å skape tydelige resultater tidlig
Bård snakket om behovet for å få til gode resultater tidlig i forbedringsarbeidet. Dette for å skape å kunne vise til berettigelsen av forbedringsprosjekter. Han gikk også igjennom endel momenter som kan sikre en god oppstart og gjennomføring. Som alltid er det utrolig interessant  og spennende å høre på Bård.

En dag med masse påfyll, både tips, inspirasjon og erfaringer ble delt

Som en del av dere har sett  har vi tatt i bruke tavlen ved nettverksgruppen i 5etg.
Vi har lenge hatt utfordringer med manglene informasjonsflyt og uklar ansvarsfordeling i forbindelse med flyttinger. Vi har ikke klart å fange opp alle flytteprosessene, noe som har gitt oss en del ekstra arbeid.
For å sikre bedre leveranser i forbindelse med flytting har vi derfor innført tavlemøte hver 14. dag.  På tavlemøtet samler vi informasjon og fordeler ansvar. Tavlen inneholder både små og store flyttinger. Større flyttinger vil i tillegg tas videre som RTS-prosjekter.

På møtet deltar representanter fra telefoni, nettverk, AV og alle områdelederne på brukerstøtte. I tillegg, er vi så heldig, at EIA stiller med en representant 1. gang pr. måned. Møtet blir avholdt kl. 08:10 onsdag i partallsuker. Som de andre tavlemøtene i Smart & Smidig regi er møtet åpent for alle som ønsker å delta.

Tusen takk til Bjørn Tore som tok initiativ til å tenke Smart & Smidig rundt flyttinger ved UiB 🙂

Hver torsdag jobber vi, utelukkende, med kontinuerlig forbedring. Trenger du hjelp eller støtte i forbedringsarbeid, har gode innspill eller idéer er det bare å ta innom kontoret til Laila eller Jon på torsdagen 🙂

Smart & Smidig, forbedringsarbeid ved ITA – veien videre – Litt bedre enn i går, men ikke fullt så god som i morgen

Vi har nå arbeidet med kontinuerlig forbedring ved IT-avdelingen i litt over ett år. Noen har vært mye involvert, andre har foreløpig vært lite involvert. Noen kunne tenkt seg å vært mer involvert, mens atter andre kanskje er glad de ikke har «måttet» forholde seg til dette ennå. Uansett er det slik at kontinuerligforbedring er kommet for å bli ved IT-avdelingen – og dukker plutselig opp hos deg 🙂

Vi har lært mye i løpet av det siste året – noe har gått bra, andre ting har gått mindre bra. Erfaringene vi har opparbeidet vil vi ta med oss i det videre arbeidet med kontinuerlig forbedring.

Et av forbedringstiltakene i Smart & Smidig vil være å informere om forbedringsarbeidet mer jevnlig. Vi blåser derfor liv i bloggen igjen, og vil prøve å legge ut noe informasjon hver uke.

Vi starter opp torsdag  27. nov med de første intervjuene. Eirik trenger å tilegne seg kunnskap om organisasjonen vår og hvordan vi jobber. Vi har satt opp følgene intervjuplan:

Torsdag    27.11:   Jan Kristian, Magne B
Fredag      28.11:   Sidsel S, Knut Buanes, Stig H, Elin B
Mandag     01.12:   Morten D, Line Mari, Sander vH
Tirsdag     02.12:   Irene, Helge O, Marcel B
Torsdag    04.12:   Anne Lise B, Laila L, Jon S

Laila og Jon er satt opp på intervju fordi de er prosesseiere for hhv Problem og Incident prosessene.

Her er teksten vi har sendt i innkallingen:

 Møte mellom deg og Eirik Eidem fra Ernst & Young

Eirik ønsker:

• Å bli bedre kjent med IT-avdelingen
• Forstå vår hverdag og hvilke utfordringer vi møter
• Sette seg inn i hvordan vi jobber
• Bruke innspill fra intervjuene som grunnlag til workshop

Intervjuet handler ikke om deg som person og din stilling, men om hvordan vi jobber og behandler saker som kommer til BRITA.

Intervjuene Eirik gjennomfører vil legge grunnlaget for videre arbeid med bla. en «Brunpapir-workshop». Denne workshopen vil ta for seg arbeidsflyten i BRITA og arbeidsflyten mot andre grupper ved IT-avdelingen.

«Brunpapir» er en metode for å beskrive situasjonen i dag og hvordan vi ønsker det skal se ut i fremtiden. Alle deltakerne bidrar på lik linje, og dette vil gi en felles forståelse for prosessen og eventuelle forbedringer. Vi gjennomfører en «Brunpapir-workshop» sammen med Eirik Eidem (EY) 15. desember (innkalling kommer).

Vi ønsker å få et riktig bilde av dagens situasjon – ikke vær redd for å ta opp ting som du mener kan forbedres.

Laila er bare møteinnkaller for Eirik, men vil ikke delta på intervjuet. Eirik vil trolig ha med seg en konsulent fra EY for å notere underveis.

Har du spørsmål eller lurer på noe – ta kontakt med Jon eller Laila

Flere leverandører var inne med tilbud på dette prosjektet. Etter en grundig gjennomgang ble Ernst & Young (EY) valgt som leverandør.

I tiden fremover vil mange av dere stifte bekjentskap med Eirik Eidem fra EY. Eirik er sivilingeniør i industriell økonomi og teknologiledelse fra NTNU. Hos EY har Eirik primært jobbet med prosessforbedringer innen ulike bransjer og virksomheter. Han kommer til å tilbringe mye tid på IT-avdelingen og blir en viktig ressurs for oss i tiden fremover. Ta vel i mot han.

Hvorfor «Smart & Smidig» ?

Teksten under er hentet fra utlysningsdokumentet:

IT-avdelingen ønsker bistand til utforming, implementering og innføring av et rammeverk for kontinuerlig forbedring. Hovedfokus skal være kvalitet- og prosessforbedringer. Man ønsker gjennom bistanden å gjøre avdelingen og de ansatte selv i stand til å drive dette arbeidet videre, men med støtte i en innledende fase. Derfor vil det være viktig med metode og kompetanseoverføring i arbeidet.

Overordnede mål med innføringen er å bedre kvaliteten i våre tjenester og frigjøre tid og ressurser som vi kan bruke til nye og andre oppgaver. Viktig element i arbeidet er kultur og holdninger med fokus på verdi for våre brukere der de ansatte skal være sentrale.

Mål med innføring av kontinuerlig forbedring er å:

• Øke kvaliteten i våre leveranser og tjenester
• Forenkle og forbedre våre rutiner og prosesser
• Redusere mengde unødvendig arbeid
• Frigjøre tid og kapasitet til nye og bedre tjenester og leveranser
• Øke forutsigbarheten i våre leveranser både med hensyn på tid, kost og kvalitet
• Øke avdelingen og de ansattes fokus på verdi for brukerne
• Øke medarbeidertilfredsheten

Bistanden skal bidra til å realisere disse målene.