Vi starter opp torsdag 27. nov med de første intervjuene. Eirik trenger å tilegne seg kunnskap om organisasjonen vår og hvordan vi jobber. Vi har satt opp følgene intervjuplan:
Torsdag 27.11: Jan Kristian, Magne B
Fredag 28.11: Sidsel S, Knut Buanes, Stig H, Elin B
Mandag 01.12: Morten D, Line Mari, Sander vH
Tirsdag 02.12: Irene, Helge O, Marcel B
Torsdag 04.12: Anne Lise B, Laila L, Jon S
Laila og Jon er satt opp på intervju fordi de er prosesseiere for hhv Problem og Incident prosessene.
Her er teksten vi har sendt i innkallingen:
Møte mellom deg og Eirik Eidem fra Ernst & Young
Eirik ønsker:
- Å bli bedre kjent med IT-avdelingen
- Forstå vår hverdag og hvilke utfordringer vi møter
- Sette seg inn i hvordan vi jobber
- Bruke innspill fra intervjuene som grunnlag til workshop
Intervjuet handler ikke om deg som person og din stilling, men om hvordan vi jobber og behandler saker som kommer til BRITA.
Intervjuene Eirik gjennomfører vil legge grunnlaget for videre arbeid med bla. en «Brunpapir-workshop». Denne workshopen vil ta for seg arbeidsflyten i BRITA og arbeidsflyten mot andre grupper ved IT-avdelingen.
«Brunpapir» er en metode for å beskrive situasjonen i dag og hvordan vi ønsker det skal se ut i fremtiden. Alle deltakerne bidrar på lik linje, og dette vil gi en felles forståelse for prosessen og eventuelle forbedringer. Vi gjennomfører en «Brunpapir-workshop» sammen med Eirik Eidem (EY) 15. desember (innkalling kommer).
Vi ønsker å få et riktig bilde av dagens situasjon – ikke vær redd for å ta opp ting som du mener kan forbedres.
Laila er bare møteinnkaller for Eirik, men vil ikke delta på intervjuet. Eirik vil trolig ha med seg en konsulent fra EY for å notere underveis.
Har du spørsmål eller lurer på noe – ta kontakt med Jon eller Laila
Det kan virke som at dette er et rent BRITA- prosjekt. Studentstøtte har også behov for gjennomgang av saksflyt mm 🙂
Jeg ser den ! Dette er helt innledende intervjuer for at Eirik skal få kjennskap til avdelingen vår. Det er godt mulig han vil kalle inn flere etter hvert for å få en bedre oversikt. Den innledende delen av prosessen vil ta for seg Incident- og Problem prosessene for å se hvordan sakene flyter og hvilke utfordringer de møter. Vi vil følge saksflyten videre i organisasjonen, noe som vil involverer hele avdelingen.
Vi tror mye av prosessen er at vi på IT-avdelingen skal lære oss å tenke kontinuerlig forbedring. Samtidig vil vi lære å bruke metoder/verktøy for selv å kunne skape «smarte og smidige» prosesser.
En tar jo utgangspunkt i at alle saker begynner i BRITA. Studentene melder inn sakene direkte i riktig IT-assistent- gruppe. Det bare en sjelden gang iblant at en studentstøttesak begynner i BRITA. Kort sagt har en utelatt saksflyten som har med studenters bruk av Issuetracker å gjøre. Jeg mener jo at denne også er viktig. Jeg tror videre det er mye å ta tak når det gjelder disse sakene. Derfor håper at dette også blir undersøkt med tanke på «kontinuerlig forbedring». Det gjenstår å se 😉
Vi skal omorganisere brukerstøtte til UV-rom og studenter. Det minste en bør gjøre i den sammenhengen er å ta en litt uavhengig status på hva som fungerer og ikke fungerer. Spesielt med hensyn til dem som skal overta et nytt ansvar.
Det kan godt være dette arbeidet allerede løses smart og smidig og da bør dette komme frem. Det er på langt nær godt nok at «noen» bryr seg med å mene noe om tjenesten som en tilbakemelding på invitasjon til meningsutveksling på epost.
UiB skal investere mange penger frem mot 2015 i undervisningsrom og digitalt undervisningsutstyr. Om vi ikke har fått disse pengene nå betyr det lite, vi vet at det som må gjøres vil koste mange penger.
Noen bør ta et strategisk grep om dette og ikke overlate organiseringen til den som snakker «høyest». De som leder IT-assistentene blir en meget viktig brikke i fremdriften av arbeidet. En egen AV-gruppe løser ikke dette samarbeidet på bakrommet når neste del av IT-avdelingen sin omorganisering skal skje. Det må legge klare føringer nå.
– wencheV
Vi tror at mye av det du tar opp vil og bør bli behandlet i organisasjonsjusteringen som pågår ved IT-avdelingen.
Det er foreløpig for tidlig å si hvordan «Smart & Smidig» vil gripe inn i det du beskriver i innlegget.
Jeg antar at er det godt kjent at Incidents i undervisningsrom løses som en parallell tjenestevei til BRITA (den BRITA IT-avdelingen viser til i alle fall) Valget ble gjort slik for å sikre kortere responstid enn brukerstøtte fra en stentral Brukerstøtteseksjon kunne yte. Det er vel betimelig å sjekke ut om dette fremdeles stemmer?
Men jeg beklager hvis dette ikke er kjent i tilstrekkelig grad.
Mine kommentarer i forige innlegg er utelukkende for å bygge opp under dette. Omorganiseringen vil vanligvis handle om å plassere personer inn en struktur, fokus effektiv løsningsvei ligger vel i Smart&Smidig ?