Vi starter opp torsdag  27. nov med de første intervjuene. Eirik trenger å tilegne seg kunnskap om organisasjonen vår og hvordan vi jobber. Vi har satt opp følgene intervjuplan:

Torsdag    27.11:   Jan Kristian, Magne B
Fredag      28.11:   Sidsel S, Knut Buanes, Stig H, Elin B
Mandag     01.12:   Morten D, Line Mari, Sander vH
Tirsdag     02.12:   Irene, Helge O, Marcel B
Torsdag    04.12:   Anne Lise B, Laila L, Jon S

Laila og Jon er satt opp på intervju fordi de er prosesseiere for hhv Problem og Incident prosessene.

Her er teksten vi har sendt i innkallingen:

 Møte mellom deg og Eirik Eidem fra Ernst & Young

Eirik ønsker:

• Å bli bedre kjent med IT-avdelingen
• Forstå vår hverdag og hvilke utfordringer vi møter
• Sette seg inn i hvordan vi jobber
• Bruke innspill fra intervjuene som grunnlag til workshop

Intervjuet handler ikke om deg som person og din stilling, men om hvordan vi jobber og behandler saker som kommer til BRITA.

Intervjuene Eirik gjennomfører vil legge grunnlaget for videre arbeid med bla. en «Brunpapir-workshop». Denne workshopen vil ta for seg arbeidsflyten i BRITA og arbeidsflyten mot andre grupper ved IT-avdelingen.

«Brunpapir» er en metode for å beskrive situasjonen i dag og hvordan vi ønsker det skal se ut i fremtiden. Alle deltakerne bidrar på lik linje, og dette vil gi en felles forståelse for prosessen og eventuelle forbedringer. Vi gjennomfører en «Brunpapir-workshop» sammen med Eirik Eidem (EY) 15. desember (innkalling kommer).

Vi ønsker å få et riktig bilde av dagens situasjon – ikke vær redd for å ta opp ting som du mener kan forbedres.

Laila er bare møteinnkaller for Eirik, men vil ikke delta på intervjuet. Eirik vil trolig ha med seg en konsulent fra EY for å notere underveis.

Har du spørsmål eller lurer på noe – ta kontakt med Jon eller Laila

Flere leverandører var inne med tilbud på dette prosjektet. Etter en grundig gjennomgang ble Ernst & Young (EY) valgt som leverandør.

I tiden fremover vil mange av dere stifte bekjentskap med Eirik Eidem fra EY. Eirik er sivilingeniør i industriell økonomi og teknologiledelse fra NTNU. Hos EY har Eirik primært jobbet med prosessforbedringer innen ulike bransjer og virksomheter. Han kommer til å tilbringe mye tid på IT-avdelingen og blir en viktig ressurs for oss i tiden fremover. Ta vel i mot han.

Hvorfor «Smart & Smidig» ?

Teksten under er hentet fra utlysningsdokumentet:

IT-avdelingen ønsker bistand til utforming, implementering og innføring av et rammeverk for kontinuerlig forbedring. Hovedfokus skal være kvalitet- og prosessforbedringer. Man ønsker gjennom bistanden å gjøre avdelingen og de ansatte selv i stand til å drive dette arbeidet videre, men med støtte i en innledende fase. Derfor vil det være viktig med metode og kompetanseoverføring i arbeidet.

Overordnede mål med innføringen er å bedre kvaliteten i våre tjenester og frigjøre tid og ressurser som vi kan bruke til nye og andre oppgaver. Viktig element i arbeidet er kultur og holdninger med fokus på verdi for våre brukere der de ansatte skal være sentrale.

Mål med innføring av kontinuerlig forbedring er å:

• Øke kvaliteten i våre leveranser og tjenester
• Forenkle og forbedre våre rutiner og prosesser
• Redusere mengde unødvendig arbeid
• Frigjøre tid og kapasitet til nye og bedre tjenester og leveranser
• Øke forutsigbarheten i våre leveranser både med hensyn på tid, kost og kvalitet
• Øke avdelingen og de ansattes fokus på verdi for brukerne
• Øke medarbeidertilfredsheten

Bistanden skal bidra til å realisere disse målene.